档案信息化软件系统开发势在必行

作者：admin 时间：2020-03-20 浏览量：848

档案信息化是离不开数字化档案的建设。随着现代社会各种科技的井喷式的发展，档案应用数字信息化技术的发展成为一种必然的发展趋势，将为人们的社会生活带来非常大的便捷，所以为了适应社会的发展需求，档案也应该逐步推进数字化建设的进程，为此信息化利用主要平台就是档案网站的建设，是从依赖场馆和工作人员转为主要依赖网络和数据库方式的转变，想要发挥档案信息化的应用实际价值，就需增加对档案网站的投入，主要是资金和技术方面的支持，这些都是摆在档案信息化建设中的需要解决的条件。
1 数字化档案建设
1.1 前期调查研究
在档案进行数字化建设之前，工作人员应该进行研究和调查，并对档案的利用现状进行把握与全面分析；与此同时单位需要成立档案数字化建设领导小组，制定具体的阶段性目标、工作目标和长远目标，比如档案数字化建设的程度，网站建设目标的设施设备采购等，并协调不同部门间的合作与支持。确定的实施目标要与实际情况相结合，充分考虑到可用的资源和人力限制等情况。
1.2设备设施的使用
数字化档案的终端设备，需要充分利用扫描仪、数码相机等设备设施把纸质或其他类载体中的档案信息进行数字化处理及转换，和接收归档的电子档案一起作为档案数字化的基础资料，通过对数字化档案数据进行录入、归类处理和带接收上报等功能的档案管理软件系统，建立数字档案文件电子系统、数字目录查阅利用系统、数字化档案分享利用系统等功能性管理软件，把数字化档案汇集成电子文献利用信息化平台的基础。
2 档案信息化网站建设
随着新技术的发展互联网技术也在进步发展，这为档案数据的信息化提供了腾飞的翅膀，数字化档案信息建设网络化的目的就是是通过互联网把数字化的档案信息利用网站平台进行上传发布、查阅分享的目的，最终实现档案管理的信息共享；网站建设就成为这个环节中的重点，为了更好的为使用者提供服务，须做好一些工作。
2.1 网站建设的前期准备工作
要想制作成为一个需求者满意的档案网站，那么网站的前期建设准备工作进行充足的准备就显得非常重要了，单位虽然配置了档案信息化的终端设备，对相关的人员也进行了培训，但是单位的网络的通畅性还需要进行维护和保障，终端设备系统的配置需要提高，信息化的设备不能只是用来进行简单的输入资料，必须进行档案的成分做好归类和整理利用工作的规划，跟上网络化的发展，加快档案信息化的前进步伐，提高科学管理和运行方式。
2.2 网站建设设计界面需注意的问题
(1)档案网站网页的美观和实用性。在设计信息化网站界面的时候，应该遵循用户至上的原则，基于人们在长时间的使用电脑过程中不易让眼睛产生疲劳感，网页采用的色彩颜色基调为偏浅色，这样的界面对人的视觉冲击较小，因此考虑最为重要的因素是色彩外观。档案网站栏目设置需要注重关注的是根据档案的利用拓展特点，在重要的位置上考虑人们的使用习惯参照进行设计建设，可以是在左侧或顶部，也可以将栏目中的一些重要内容设置为动态的闪动方式，体现醒目动感
(2)档案网站使用的流畅性。在进行界面的布局上聘请工作经验丰富、专业性知识掌握较为扎实的网站设计人员。结合档案网站建设的特点考虑，尽可能的避免一般网站设计过程中出现文字或者图片的反复的堆积，也需要避免发生界面给予比较混乱、拥挤等情况，进行有针对性的分析研究，同时注意网站的项目栏的主次布局需合理的把控，防止影响到广大使用者访问阅读、了解的兴趣，翻阅资料所浪费的时间极大的缩短，因此，布局的结果是否良好，并且能够准确、迅速的检索，将影响档案网站投入使用后的档案点击率以及实际的利用率。
(3)档案网站使用的便利性。一个档案网站建设好坏的重要标志是网站的使用是否达到需求者方便快捷获取信息的目的。根据数字化档案服务的形式，在设计过程中需要考虑出搜索功能的多样化，如通过标题、立档单位和文号等不同方式，或者利用搜索框下有经常被检索的关键字，能让用户不输入的查找，这就是人性化。用户可以依据相应项目栏可以找到需要的资源；站内检索按照一个检索把所有相关文档提供给用户是难以实现的，为了让需求者可以看到是否是需要的东西，方便使用，就需要根据用户的体验度来及时调整或者改进检索方式。
2.3 信息化网站建设的技术性
(1)信息化网站利用的交互性。在档案网站进行建设过程中，要求网站的设计建设一定要满足档案信息化为用户提供优质的对外服务功能的需求，同时要求设计元素的表现要多元化，搜索时可以达到便利性。档案信息化利用的交互性是档案网站必须具备的一个主要功能之一，一可以提供数字化信息档案的在线实时查询，二可以提供库存档案数据库的相关数据的查询，实现为档案资源的使用者提供有目的性的资源查询，有效地提高了利用效果。

(2)信息化网站网页的稳定性。稳定的网页建设是影响网站使用率的重要因素，只有为用户提供稳定的网页，网站的快速稳定运行，自然就可以为用户创造一个平稳的良好的使用环境，针对在实际网上操作中遇到的问题，需要网站建设者在注重网页外观设计的同时，提高稳定高效的的网页，这无疑要求网站的打开速度一定要快，而且要能够平稳运行，二者不可或缺，如果网站打开速度很慢，或者根本无法正常打开浏览，这样情况下网站的建设就失去了原本的意义，所以增强利用信息化档案资源者对档案网站的体验感觉，会给用户留下一个良好的印象。
(3)信息化网站的安全性。档案信息资源具有特殊性，由于网站程序制作存在漏洞，为了提高档案信息的安全，网站需要请专业的公司来开发系统，堵住后台漏洞，同时需要选用恰当的杀毒防木马类安全软件，对档案信息在互联网中的利用进行有效地防护处理，这样安全性能得到极大的提高；在档案数字信息划过程中，要建立内部独立的档案数据化信息网络，与互联网网络进行有效地隔离；在进行数据交换时，要采取严格的安全措施，以保证各种数据档案信息的安全。
2.4 档案信息化利用网站的建设目标
(1)档案网站建设的基本立足点。是建立在切实为库存信息化档案实现远程利用并为其提供良好服务的平台的基础之上，通过建立各种功能比较丰富、服务比较齐全的档案网站，提高信息化档案的利用率，还可以通过建立利用平台之间的互动性，可以突破使用单纯的档案的信息化利用的局面，切实帮助实现建设档案信息化利用和发展的进一步深入。
(2)扩展档案网站的实际影响力。现实生活中的人们不是因为自己确实需要相关的信息，很难投入多大的关注。这一原因也是造成档案数字化建设发展相对滞后的原因之一，所以加强对其档案网站的宣传力度，让更多的人了解这一技术的发展成果，可以为人们带来较多的便捷。宣传的形式可以是多种多样的，引导用户进行体验，切实提高实际中的利用率，才会进一步提升档案信息利用率。
(3)优化档案网站的运行设计简便化。档案网站的运行环境的重要性是不言而喻的，为了较好地提升档案网站的点击使用率，优化档案网站的对外服务平台的链接，链接设计建设的越是简单就越是有利于搭建馆藏档案网站与用户之间的有效联系，从而提升网站内的档案信息起到应用的作用，并且充分发挥数字化档案的效率。
概括的来说，信息化网站是数字化档案管理工作中的需要经历的一个阶段，在信息化网站建设的过程中，档案工作将会遇到各种各样的困难和挑战，档案网站的设计建设质量对于之后的档案网站利用效率有着较大的影响，特别是影响档案网站的价值和声誉，因此要站在全局长远发展的角度并且结合已经成功运行的信息化网站经验，进行档案网站建设的合理规划，我们将会不断摸索，研究新方法，解决新问题，建设一个为用户创建良好的体验感觉。